话说,我们所期望的现金余额与实际的现金余额有差距。)
然后我们看看调整上述差距所采取的行动:
“我们增加借款,以增大我们的现金余额,使差距减少。”
图5—11显示调节的环路总是朝向减少目标与现状之间差距的方向操作。并且,所期望的现金余额还可以进一步地随着企业的成长或衰退而变动。也就是说,调节环路亦会追踪变动中的目标,继续不断地调整现状。
虽然在概念上是简单的,但若调节环路未被发现,会产生出人意料而非常棘手的问题。通常调节环路比增强环路更难看出来,因为它看起来像是没什么事情发生。甚至在所有参与者都已感觉到,并想要改变平衡流程时,它仍会维持现状。那种感觉,就像尽管你奋力地奔跑,所能得到的结果却是留在原地。当你有这种感觉时,一个调节环路可能就在附近。
企图从事组织变革的领导者,常发现他们自己身不由己地陷入调节环路中无法脱身。领导者总觉得他们的努力跟不知来自何处的突发性抗拒发生冲突。事实上,就如我前面所说的那位顾问界的朋友那般,当他试着去减少同仁过度的工作时,系统便会产生抗拒的反应,尝试着维持一个隐含的系统目标。如果这个目标不被辨识出来,改变的努力是注定要失败的。那位领导者的行为模式被当成模范,如果他真想改变系统,他必须改变他的习惯,或建立新的模范。
只要有“难以改变”的情况,就可能有一个或更多隐藏的调节环路存在。“难以改变”并不是神秘难料的,而是有一些“隐含的规范”在影响着调节环路。与其更努力的行动以克服“难以改变”的情况,懂得领导艺术的人明辨抗拒的来源,他们直接针对隐含的规范、成见、传统习惯或习以为常的做法着手。
时间滞延:终于……
系统好像是活的,有他们自己的心智,这从系统中的时间滞延效果最易看出。时间滞延是指行动与结果之间的时间差距。它会使你严重的矫枉过正,不是太过,就是不及,但如你看清它们,并善加运用,也能够产生正面的效果。
类比元件的总裁史塔达说:“改善系统最有效的方法之一,是把系统的时间滞延减到最低限度。”史塔达提到美国的制造业渐渐领悟,当他们还以传统方式控制库存时,他们的日本对手已倾全力在减少时间滞延,这是一项更成功的努力。波士顿顾问公司(boston consultinge group)的副总裁史塔克(george stalk)说:“新一回合的竞争优势来自于妥善的管理时间,不断缩短在生产、新产品开发、销售与配销方面的时间。”在人类的系统之中,行动与结果之间的时间滞延到处都是。我们现在的投资要到遥远的将来才获利;今天雇用一个人,或许要好几月后才能发挥生产力;为新计划投入的资源,可能在几年后才能回收。但是时间滞延常常未被察觉而引起动荡。譬如第三章中啤酒游戏的决策者便是一个最典型的例子。
时间滞延是在一个变数对另一变数的影响,需要一段时间才看得出的情形下发生的。时间滞延是构成系统语言第三个基本元件。实际上所有回馈流程都有某种形式的时间滞延。但是时间滞延常未被察觉或充分了解,而使得企图改善的行动矫枉过正,超过了预定的目标。以进食为例,当我们应当停止的时候,却感到还没吃饱,于是继续吃直到太撑为止。新建设计划的开始,到完工之间的时间滞延,造成不动产市场的过多,终而暴跌。啤酒游戏中,发出订单与收到所订啤酒之间的时间滞延,经常造成订购过多。
工具箱四:如何描述时间滞延
图5—14显示一个淋浴设备带有时间滞延时的调节环路。
这是一个老旧的水管,从转动水龙头到看到水温改变,在时间上有重大的滞延。在本书中,两条平行的横杠代表时间滞延。
在图5—14中,你看不出时间滞延将持续几秒,你只知道它长到足够产生差异。
当你循一个带有时间滞延的箭头看下去的时候,在你心中所要描述的故事加上“终于”这个字眼。“我转动水龙头的栓柄,终于改变了水温”,或“我们开始一项新建设计划,终于把房屋建好了”。你甚至可能在谈话的过程中想要打拍子“一、二”,才接着说下去。
未被察觉的时间滞延会引起不稳定与运作失调,特别是滞延的时间很长的时候。比方说,调整淋浴水温到适当温度,十秒的滞延远比一秒或二秒为困难。
在你增强热度十秒之后,水依然是冷的。你没有得到对自己行动的反应,因此你认为自己的动作不起作用。你接下来的反应是增强热度。当热水终于到达,水龙头进出九十度高温的水;你跳开并把它转回去,在另一次时间滞延之后,水又是冷的。你透过调节环路的过程,继续不断地试。每一环的调整都对前一环有些许的抵消。这个过程的波动效果如图5—15所示。
你的行为愈积极,愈是猛烈地转动水龙头,要达到适当的温度所花的时间愈久。这是一个具时间滞延调节环路的教训:未经思考的积极行动常产生相反的结果。它会产生不稳定与振荡,使你无法很快趋近目标。
增强环路中的时间滞延
时间滞延在增强环路中,也常造成问题。在军备竞赛的例子中,由于在反应上的时间滞延,每一方在未及察觉对方反应前,都认为自己可从扩展本身的军备中获得利益。由于搜集他方军备情报、设计和布署新武器需要时间,此一时间滞延可以长达五年之久。这个暂时认知的优势使对立情势高涨的过程持续进行下去。如果每一方都能够立即对其对手的增强军备作出反应,就失掉了不断增强军备的诱因。
系统观点通常导向一个较长远的视野。在短期内,不重要的影响力往往会被忽视,它们只会在长期之后回来缠着你。这时时间滞延和回馈环路便至为重要。
“增强的回馈”、“调节的回馈”,与“时间滞延”都是构成系统语言的基本元件,下一章所要谈到的“系统基模”便建基于此。“系统基模”是在我们个人与工作上一而再、再而三重复发生的一些更详尽的结构。第06章 以简驭繁的智慧
几年前一个初春,当我在缅因州泛独木舟的时候,目击了一件意外的悲剧。我们碰到了一个小水坝,于是把舟拖上岸,绕到水坝下游。第二队里有一个喝了酒的年轻人,却决定以橡皮筏冲下水坝,不料皮筏翻了,他掉进冰冷的水中。但由于大家距离他很远,无法救他,只能惊恐地看着他为抗拒坝下的回流,没命地向下游划动。他挣扎了好几分钟,然后被冻死。他的躯体随即被吸进漩涡中,几秒过后,在下游十码的地方浮出来。在他生命的最后一刻尝试去做而徒劳无功的,水流却在他死亡之后几秒之内为他完成了。讽刺的是,杀死他的正是他的奋力对抗。他不知道惟一的对策是“反直觉的”(counterintuitive)。如果他顺着回流潜下,他应该还可保住性命。
复杂中的单纯之美
这个悲剧故事与前面所说啤酒游戏和军备竞赛一般,点出了系统思考的精义:我们常被未觉察的结构所困。因此学习看出我们在其中运作的结构,可把自己从以前看不见的力量中解脱出来,进而拥有熟练运用和改变它们的能力。
系统思考这门刚发展出来的新领域中,最重要、最有用的洞察力,是能看出一再重复发生的结构型态。“系统基模”(archetype,系统的基础模型)是学习如何看见个人与组织生活中结构的关键所在。运用系统基模可以发现,各类管理问题有其共通性,有经验的管理者在直觉上都知道这点。
如果“增强的回馈”、“调节的回馈”和“时间滞延”是系统思考的名词与动词,那么系统基模则类似基本句子或常被重复讲述的简单故事。它正如文学上共同的主题和一再出现的情节,加上不同的人物与场景,便可以改写成不同的故事,少数几个系统基模可涵盖大部分的管理问题。
系统基模揭示在管理复杂现象背后的单纯之美,当我们学会辨识更多的基模,在面对困难的挑战时,就可看出更多隐藏的杠杆解,并能更有系统地将其说明给别人了解。当我们懂得愈多系统基模,愈有助于解决一个困扰已久的问题——过度分工和知识的片段化。系统观点的最大功用是统合跨越所有领域的知识,因为这些相同的基模在生物学、心理学、家庭保健、经济学、政治学、生态学、以及管理上都一再重复地发生。
因为它们十分微妙,因此当这些基模在家庭、生态系统、新闻故事或一个企业中出现的时候,你往往看不见它们,甚至感觉不到它们的存在。你有时会产生一种第六感,告诉自己说:“又是它。”虽然有经验的管理者直觉上已经感到这种一再发生的现象,但他们常不知道如何加以解释和说明。系统基模提供说明的语言,使我们能更清楚地解释及说明复杂现象及其解决之道,而非简单地说一句:“凭我的直觉判断的嘛!”
熟习系统基模是组织开始将系统观点应用于实务的第一步c光是强调要有长远深广的观点是不够的,领会基本的系统法则或是看出某一问题背后的结构(或许经由顾问的协助)也是不够的。这样或许能暂时解决问题,但是改变不了最初产生问题的思考模式。对学习型组织而言,只有当系统基模开始成为管理者思考的一部分,系统思考才会发挥巨大的功效,使我们看清行动将如何产生一连串的结果,尤其是我们想要创造的结果。
系统基模的目的是重新调整我们的认知,以使我们更能看出结构的运作,和看到结构中的杠杆点。现在研究者已经找出大约十二个系统基模,我们将在这一本书中介绍和使用其中的九个(本章附录是这些基模的摘要)。所有基模都是由增强环路、调节环路与时间滞延所组成。以下是两个最常发生的基模,这两个基模是了解其他基模与更复杂状况的跳板。
基模一:“成长上限”
(limits to growth)
定义
增强环路导致成长。成长总会碰到各种限制与瓶颈,然而大多数的成长之所以停止,却不是因为达到了真正的极限。这是由于,增强环路固然产生快速的成长,却常在不知不觉中,触动一个抑制成长的调节环路开始运作,而使成长减缓、停顿,甚或下滑。
管理方针
此时不要尝试去推动成长,而要除掉限制成长的因素。
在什么地方可以发现它
当遇到“成长上限”时,事实上是一个思索个人或组织停滞不前原因的大好时机。
许多成长的情况会碰到上限。农民以增加施肥来提高收获,但当农作物成长超过当地雨量所能滋养的上限时,则成长停止。快速节食起初减掉几磅肉,但后来因抑制过度,失去原先减肥的意志。我们可能以较长的工作时数解决突来的限期压力;然而最后增加的压力与疲惫,使我们的工作速度与品质下滑,反而抵消了所付出的时数。
有一次在我们的讲习会中,一位女士对成长上限有绝佳的比喻:“那就像谈恋爱一样。邂逅之初,感觉很棒,因此你们花更多的时间在一起,沉浸在两情相悦的感觉中。你们一有余暇就在一起,然后你们彼此更加了解。渐渐的,他未必应允你每次的邀约,却恢复跟他的死党每隔一晚打一次保龄球。同时他也开始发现你个性上的缺点,例如爱吃醋、脾气不好,或不爱整洁。最后你们开始互相只看见对方的短处。当你们相识日深,了解对方的缺点后,情感成长终于停止,就像所有情况都会遇到成长上限一般。”
结构
任何“成长上限”的个案,都包含了成长或改善的增强环路。运作一段时间之后,最后碰上一个抑制成长的调节环路,改善的速率因而慢下来,或甚至终于停止(图6—1)。
成长上限在组织的许多层次中都会发生。譬如一个高科技企业因推出新产品的能力而成长迅速。当新产品成长,收入随之成长,使得研发预算、工程与研究人员等全部相应增加;最后导致技术部门日益庞大复杂、叠床架屋而难以管理。管理的担子最后落在一些资深工程师的肩上,使他们花在工程研发上的时间较原先为少,结果造成产品开发的时间拉长、新产品推出速度下降(图6—2)。
阅读任何成长上限结构图形时,要以成长的增强环路为起点。你绕着环路走,并提醒自己,新产品的成长能够产生营业收入,用来再投资,产生更多的新产品。然而,到了某一点,力量将移转。譬如上面的例子,研发预算的成长,使得产品种类和企业组织更复杂,超过资深工程师管理能力的所能胜任,不得不把更多产品发展的时间转用在管理上。一段时间之后(滞延长度视