家的报告应当包括所有的论据，可能一方面要用书面来提出，另 方面则以口头报告为辅助。报告的提出必须是庄重的，确实的，自信的，有 权威的。

2.提议人所采用的方法 冷静地审查所有证据并非他的工作，他的任务是提议行动方案，并以该项方案为准则左右他人的意见。 因此，他的提案是否具有可信度就要看他是否能使别人热心支持该一提案而定。提议在选择资料及提出报告上必须跟专家完全不同，他不应当因被 迫而提出议案，除非他认为那个议案会得到他人的热烈支持。

有位可怜的广告经理很值得人同情，他的建议遭到否决，后来不得不向 客户重提建议。

他收集了他所能发现的事实，他竭尽所能分析那些事实，他使用他的知 识与经验，他下结论说宣传某一特定包装的最佳媒体可能是在有声望的报纸上刊登广告。那项意见很可能会被会计主任所否决。例如，若在电视上播放 广告可能更具充足理由。

如果广告经理随后在他人要求下改用电视广告，一定会招来麻烦。 第一，由于像专家一样事先已经审慎准备好理由，他不太可能再提出提议人所需要的那种不同的主张。第二，也是较重要的，电视广告的主张一定 会引起一些吹毛求疵者的问题及意见。一定有人认为有声望的报纸比较好。

他们会跟他争辩不休。在那样的质问下，不管他怎么做，都一定会失去信心， 他跟他的主张都会受到伤害。

原则上，尽量避免被迫提出议案，除非它能获得你的信心与承诺。 他应当按照正常模式来从事准备。第一，赶快记下各种主意的 a4 阶段；第二，想一想足以影响听者的事情，并在有限标题下予以分析的 a5 阶段；最 后是印有几个大字的提词卡。

a5 阶段的资料选择特别重要。提案人可以找到一打好理由来说明应该采 取某项行动，他会很自然地在会议中提出所有 12 种理由。

他应当抗拒这种情形的发生。

假定会议上有 6 个其他的人，想一想会发生什么事情。题目本身就是容 易引起争论的。我们可以想到参加会议的人会自然地分为三组：赞成者（名祥跟建弘），反对者（新力跟台生），以及尚未承诺者（千华跟英树）。

提议人是成功还是失败完全要看千华与英树如何受影响而定。 如果他提出一打理由说明赞成该项议案，反对者会紧张咬住最不重要的一点，并不断的加以攻击。由于这是最不充分的理由，提议人辩护起来也就 会像对较重要问题那样来得有力。他甚至认为要是对第 12 点让步的话，还不至于会有太大的关系。毕竟，还有另外 11 个好的理由。但对千华跟英树的影 响则是他俩看到了有个支持议案的理由被踢了出来。

然后，另一位反对者也加进来，开始攻击第 11 点。千华跟英树先前已经 看到提议人受到压力，现在又看到他受到进一步的压力；无法再多看了。这两位具有决定性的人已经因此而产生怀疑。

在另一方面，如果提议人只选出 4 个最有力的理由，看看会发生什么情 形。

他强烈地替它们辩护。当他说完时，有人——也许是千华或英树，更可 能是名祥或建弘——会因为没有提到第 5 点而感到很惊讶，并提出第 5 点理由来。提案人，在承诺第 5 点是赞成的理由时，应坚决地声明他已经列举了4 个最强而有力的理由。

然后有人再提出第 6 点赞成的理由，而千华跟英树会愈来愈觉得这个提 案是有价值的。

因此提议人所选择的报告资料应当限制在最能有力支持议案的那些理由 上，不要将较无说服力的、较难辩护的理由纳入。

提议人在提议案时也有机会将反对力量减至最小。他可以事先看出反对 者所持的有力理由而预作准备，设法把它的重要性降低。

而提议人在选择资料的态度上应跟专家不一样。他在提出议案时也必须 有别于专家。

他必须设法左右别人的意见，而在提案时，感情与理性必须同时兼顾。 他必须看起来是热情的，友善的，重诺言的，讲求实际的。

第一印象一直具有关键地位。当受邀提案时，最好能立刻表达自己的承诺与信念感。 谢谢你，主席，我们所以要采取甲案是基于四项理由。它们是？？ 提出报告的态度必须能反映会议的特性。

在大多数商业会议的情况中，提议人可能是坐着发言，他的声音必须能适应那种情况，他的语气是亲密的，友善的，具说服力的。 他必须以眼睛将他的热情与兴趣传达给每个参与会议的人。这对坐在对面的人来说是很容易的，但对坐在同一排的人来说则是困难的。想要跟左右 两边的人接触须费很大的劲，一个人甚至需要微微改变位置才能跟更远及部分被挡住的人作眼神接触。 不管如何困难，眼神接触还是要必须做的。

提议人的姿势、手势或面部表情必须是以加强他所需要产生的影响力， 而那种影响力应当是友善的，亲密的，但却是有信心的，重承诺的。

如果提议人只需要少许数据，只要在一张其他人都能看到的纸上当场把 它们写出来就行了。这样可以加强彼此间的亲密关系，令人“有当场创作” 的感觉。

因此，在提案时，提议人应当散发出他的活力，以激发会议桌四周同仁 的热情，他应当是用他的声音及非语言沟通技巧来支撑他的提案。

结论 如果要向会议提议，负责人也许扮演专家或提议人的角色。

这是两种不同的角色，需要不同的技巧。专家的准备工作可能应当倾向 于一篇书面报告，加上口头上的概要说明。

专家需要审阅整个证据，并评估它的重要性。可能还需要作出结论。他 在提案时应当是庄重的，有信心的，有权威的。

提议人应当避免因辩护而受累，除非他确实相信他所提的议案。 他的准备工作应当全神贯注在少数几个最明确的因素上。

他在提案时应当是友善的，重承诺的，亲密的。

出席会议人员的行为

本节是在讨论出席会议的人员在开会期间应有的行为。

1.发表意见 任何参加会议的人多少都会起来发表意见。当然，也许会有发言太多或是太少的情形。 第一步是要好好地准备。他应当把议程研究一下，等找出他所希望的，或人家期望于他的发言重点。 由于发表意见是个特别重要的事项，他应当作彻底的准备。即使没有正式受邀发表意见，他还是应当按照第十一章所建议的事项来作准备，并且要 毫不犹豫地向将参加这次会议的同仁寻求支持。

发言的内容是很重要的。如果他想要说三或四句以上的话，他的开场白 应当提醒同仁注意下面要讲些什么东西，然后在中间部分作明确而简要的叙述，最后来个摘要的总结。

会议中的积极分子当然会对自动提出来的事情发表意见。这些意见总该 是建设性的，有创意的。消极的攻势，破坏性的批评会被认为是有消极思想，负责人应当尽量设法表达他的意见，并明确地指出各种可能性。

频频发言也会影响一个人的名声。在任何会议中总是有人被嫌讲得太 多。他是那种每一点都要讲，永远占用同仁时间的人。还有一种人很少看到他发表意见，好像根本没有来参加会议似的。

在这两个极端之间者是那种随时准备回答主席的询问或提示的人，他会 过份地凸显自己。他是那种他的意见跟他的出席都是大家所企望的人。

另外一种毛病就是喜欢扯个没完。这种毛病是由于没有将自己的思想予 以整理及简化所造成的。一个人要是有了一大堆需要考虑的资料就会把情况看得很复杂。解决之道是要有清晰的思想，把一个主题分成若干子题并分类，以便随时作沟通之用。

2.外在的仪态 参加会议时的四周都环绕着某种气氛。

假定他让他的椅子摆在同仁的椅子后面 6 寸处，他把身体向后坐在椅子 上，双臂交叉，甚至可能闭上眼睛。

他看起来不像是在参加会议，他的仪态对于同仁有很微妙的影响，他为 会议进行的绊脚石，环绕在他四周的气氛是消极的。

然而，一个人即使没有在会议中讲话，还是会被积极的气氛环绕，那是 来自他所表现的行为举止。

椅子的位置是一项因素。它不仅是一个椅子是否该拉近桌子或稍稍退后 一点的问题（它对会议分别具有“现在的”跟“疏远的”关系）。它也是一个椅子放置角度的问题。例如，坐在桌子末端的人也许稍稍转动椅子就可较 明确地面对桌子的中央，它是一种积极的动作，它传达了一种热情与承诺的 讯息。

姿势应当可以加深有高度兴趣的印象。挺直身体，双方放在能随时作手 势的位置——或许当放在桌上，看起来是轻松的——不要耸肩或垂肩。

手势或面部表情，特别是面部表情，即使在说话时也是很重要的。点头 有助于造成积极的气氛，它表示懂得别人所说的话。使用疑惑的眼光或微笑也可产生作用。无论所传达的是什么样的特殊气氛，面部都可以显现出有生 气或是没有生气。

眼神接触总是很有用的。参加会议者要是全神贯注于每位发言人，并跟 他们作积极的眼神接触，他看起来及感觉起来具有强烈的参与感及兴趣。

这些就是围绕在任何与会者四周的气氛构成因子，肯用心的人经常使用 这种非语言沟通技巧来赢得积极的气氛。

3.协助会议进行 每位与会人士都可以影响会议的进行。

会议的有无生气要看主席及他的行为而定，如果想使会议进行得很顺 利，就必须获得与会者的支持及给予控制权。

主席必须注意那些在需要时能提出简短的、有力的、中肯的意见的人。 称职的主席会极力利用那些人，和谐地合作，他们能使会议顺利进行。

参加会议的普通人员可以用各种方法来协助会议进行。 根据计划及时间表来保证会议进行是主席的职责，但在一个争论不休的会议中，有代表不同观点与不同利益的能干经理人（可能也有外行人），也 许还要控制某种很难应付的人，主席很快就会变得负担不起了。他可能会失去对会议的控制。他可能会发现要想影响消极的人，限制过分活跃的人，阻 止讲废话的人是件非常困难的事，以致不知道会议该怎么进行下去。

遇到这种时刻，如果有人能作出“程序干预”，说些有助于会议程序顺 利进行的话，对主席及会议而言都是一种很大的帮助。这类能协助主席保持会议顺利进行的话，举例如下：（1）主席先生，我不知道我们是否可以把这个问题的讨论结果作个摘要报 告？

（2）主席先生，我很担心会议时间、我们能不能继续进行下去？

（3）我可不可检查一下讨论到目前为止秘书所作的记录？

（4）主席先生，我们现在可不可以对本案作个决定？

另外一种程序干预是帮助主席使会议不致脱离主题。如果有人感觉讨论 下去进了死胡同，他就可以提出下面的意见：主席先生，我们是否可以回到你第一次所提出的问题——xx问题？ 参加会议的人员可协助主席控制其他与会人员。例如，要求听听反对意见，或协助压制唱二重唱者的耳语。 会议的特性亦会受到偶尔来个幽默的人的影响，它不是刻薄者一再重复的讽刺，也不是滑稽剧演员长而乏味的笑话，它是那种偶尔冒出来，有轻松 作用的幽默。

大多数经理人都知道需要对会议主题发表意见，但很少有人知道该如何 以会议程序、如何以控制会议进行及控制与会人员等技巧来协助主席。

4.结论（1）会议时的行为既可以影响会议的决定，也可以影响每位出席人员的名 声。

（2）应当积极起来发言，但发言次数不应过多，发言时间不宜过长。

（3）环绕在每位出席人员四周的气氛是好是坏，要看他的仪态是否适当而 定。

（4）每位出席人员都可以帮助主席控制会议进行，及控制其他与会人员。

能力强的秘书

秘书的角色对会议进行关系重大。 他的工作可以影响会议能否顺利有效进行。在担任秘书工作时对于能力强的秘书，他可以辅助主席的工作，对于能力较弱的主席他可以弥补部分主 席的不足。他的成功绝不会非常明显，但他的失败则一眼就能看出来。

秘书的工作态度要看主席的性格及跟主席之间的关系而定。他们可以互 相分担责任，而且就如何做法取得一致的意见。例如，议程的拟定可以由一个人来做，也可以由两个人一起来做。

秘书虽然可以被指定只担任一次会议的工作，但本章是假定秘书须要担 任某一特定委员会所召开的连续多次会议的工作。

1.会议前 秘书首先必须确实了解委员会的目的、职