的办公桌都管理不好，那么对于一个部门、一个企业又如何能够管理得井井有条呢?

为了能保持桌面的整齐，提高工作效率。专家们提出以下建议：

(1)便利原则。首先问自己两个问题：每天、每周、每月、每年都用到些什么东西?什么东西从来不用?这些问题的答案能帮助你知道各种需要的东西如何摆放。

一般来说，每天要用的文件应该放在最近的地方，伸手可及，例如抽屉里。

每月或每年要用的文件则不应该放在办公桌上，而放在档案柜或储存箱中。

办公桌的档案夹中不能放些从来不看、没有保存价值的信件，如果实在用不着，就把它处理掉。

(2)准备一个“建档中”的档案。当你把文件放入档案中时，会碰到一些无法决定放在哪一个档案中的文件。那么建立一个“建档中”档案，贮存这些文件，以便于你能迅速地将文件找出来。

(3)准备一个“待办”档案。如果你手头所需的文件较多，看完之后又放回档案中，不利于工作的话，也不要将所有的文件堆积在桌面上，而是可以把它们放在最靠近你的地方，例如抽屉里，并将这些文件归入“待办”档案夹中，以表明现在正要用的文件，用完后，就可以放入档案中。

(4)定期整理档案。一段时间过后，你的档案夹里可能会塞满了东西，那么就花一两个小时整理一下，这样会大大地提高你下一段时间的工作效率。

在整理中将原来认为重要而现在已无用处的东西丢掉，你会有一种解脱的感觉。而且看到整理过后的档案、册目异常清楚，也一定会让你对办公室产生一种新的感觉。

清理办公桌可以由以下几个步骤进行：

1专门挪出时间，处理眼前的问题；2清理桌面；3如果杂物的确很少的话，可以分阶段清理。比如先清理桌面，再清理每个抽屉；4清理掉不要的东西；5把不是很重要的东西集中到办公室的角落里；6把零散的文件分类收集在档案夹里。

在整理文件和办公室物品时，注意对它们加以仔细分析，看是否有保存的必要。如果不必要的话，应立即清除。如果无法确定是不是应该丢弃的话，可以集中收集到不常动用的地方，然后做一个记录，每隔一段时间加以处理。

4.垃圾桶的妙用

第48节：做人做事做老板(48)

垃圾桶在办公室中，主要是装废纸。及时清除办公室中的废纸，会使办公室显得清洁整齐。在选择垃圾桶时，可以选择一些足够大的装载方便的垃圾桶，使你在扔废纸时会有毫不犹豫的感受。

垃圾桶摆放的位置也应当是在你办公时，比较随手就能扔弃废纸的地方，例如桌子旁边。有些人喜欢把垃圾桶放在门的背后，认为这样比较雅观。可是这样做的话，就会给你扔废纸带来麻烦，在你想扔掉某些拿不定主意是扔还是不扔的东西的时候，你可能会因为怕麻烦，把这些东西暂时搁置下来，造成大量的文件堆积，从而影响办公室的整体形象。

5.办公室的省时技巧

办公室的主要部位——办公桌应当是清洁有序的。但是在绝大多数的企业经理人士中，都犯有办公桌堆积文件的毛病。

“通用电话”前总裁拉夫·柯迪纳曾经举出桌面上不宜摆放大量文件的理由，他说：“当我在接待一位已经约好的访客时，我希望对方专心注意我的谈话内容，不要分心。这是我要求必须随时保持桌面清爽的另一个理由。”

美国著名的时间管理专家艾力克·麦肯锡一直强调办公桌的整理。他把那些在办公桌上堆积文件的企业经理们称作是“办公桌堆积症候群”。他们以为只有这样做才会使自己不会忘记要做的工作。而事实上，这样只会使事情变得更糟，麦肯锡提出了解决这一问题的三项工作法则：

（1）将桌面及桌子内部一切现在不需要用的东西都清除出办公桌。

（2）将有用的文件、资料、信函等按不同的类别，放入档案夹中，存入书架或书柜中，没有用的部分就要坚决扔掉。

（3）对于刊物的整理，可分为必读和可读两种，分别存放，把那些有一定可读性但参考价值不大的刊物，尽量丢弃。

对于整个办公室的设计，除了办公桌以外都要讲究时效性。文件办公用具摆放有序，可以随时找到所需要的东西。

来自美国的畅销书《时间的力量》一书的作者查理·霍伯斯，也是一位时间管理专家，霍伯斯提出了三项技巧来整理办公室：

1专门挪出一点时间用来清理办公桌、办公用具，以及其他的随属物。为了能够使整个办公室的东西摆放有序，必须隔一段时间进行一次办公室的整理，使各种物品归入原有的位置。例如将纸夹、钉书器、剪刀放入常用的地方。2整理文件时，可以将文件分为三个等级，a级、b级和c级。a级文件必须立刻进行处理；b级文件可以稍微缓和一些，慢慢处理；c级文件留待有空的时候再拿出来看。3整理办公室时，不要将办公室整理成一个严紧而空洞的房间，毫无情趣，枯燥无味，除了文件和办公用具之外，别无其他。在这样的环境中，你的工作效率也不会太高。摆上一盆热带盆景或者挂上一幅油画，会使整个房间有一丝生机和活力，让人更容易感受到自己与人文精神的结合。

当然，除此之外，你还可以拥有一张可以令人感到舒适的沙发，以及一只足够大的垃圾桶等，沙发可以供来访的客人或前来与你交谈的同事们使用。而一只大的垃圾桶可以省去打扫废纸，减少时间的浪费。

6.没有办公桌的办公室

办公桌是办公室的核心，这是一般人的思维定势。然而办公室中也可以不要办公桌，摆脱办公桌的束缚。一些企业主管曾抱怨说：“走进办公室，便只能伏在办公桌旁边，一整天的工作促使我不能离开办公桌，我真的有些讨厌办公桌了。”

在新时代的办公室中，办公桌不是非要不可的。在美国有越来越多的企业主管们就放弃了他们的个人办公桌。他们的理由是：“如果没有地方可供存收文件，你就会更快速地完成工作。”

著名的企业管理者罗伦斯·艾普提出了“无办公桌办公室”的概念。他说：“我自己并不保留任何档案或文件，我的助理负责把必须注意的工作事项转交给我。如果是接到新的工作，我会立即处理；如果是实在无法立刻处理的事，我会记下工作重点，并将这些工作重点交代给其他工作人员，让他们就这些工作重点进行讨论或收集资料。在他们得出结论或收集到足够资料后，我再进行衡量，并做出结论。无论如何，我是不愿受到办公桌上各种文件的纠缠的。”

第49节：做人做事做老板(49)

人们只是停留在办公必须得在办公桌前才能进行的观念上。事实上，当没有办公桌时，会带来很多意想不到的好处：

(1)提高工作效率。没有办公桌，没有堆积文件的地方，也就没有了将工作往后拖的余地。一有工作，就必须马上去处理。

哥伦比亚广播公司的路易斯·都斯曼说道：“如果公司加盖新的办公室，我总是会自问：‘我需要办公桌的理由是什么?答案是没有理由。’”

对于一些工作来说，并不是只有在办公桌上才能完成的，例如邮件的签名、开讨论会、打电话等。如果仅是这样性质的工作，就没有必要用办公桌。可以改为一张咖啡桌或茶几，在咖啡桌或茶几前就可以将这些工作处理完，而这样一来，可以留下更多的时间去观察、思考和下达指令。

(2)活跃办公室气氛。许多企业主管使用办公桌的一个潜在因素在于，可以借此突显个人的地位。坐在办公桌前的人总认为自己要比办公桌那一边的地位要高，更有权威，这种地位的差异就是通过这张办公桌来区分。

在传统的办公室中，这种局面只能使交谈的双方无法放松。然而在没有办公桌的情况下，一切都不一样了。办公室的气氛就立刻活跃起来，交谈时会很轻松。

在办公室的设计中，也可以采取比较有个性化的装饰，比如浅色调的墙面、一张舒适的沙发、一个别具特色的写字板等等，将弥漫在办公室中的那种浓浓的商业气息舒缓、冲淡。在这种场合中，会减轻办公的压力。前来交谈的来客也会受到情绪的感染，使整个谈话轻松自然。

(3)转移工作重心。没有办公桌的办公室，使企业主管人员摆脱了埋头于文件堆的办公模式，从而有了更多的时间了解实际的工作情况。如通过四处走动、深入观察，可以及时了解各种实际情况；还可以加强与同事之间的联系，与同事交谈讨论的效率增加，也加快了会谈的速度。

各种文件的处理，如信件、备忘录、各种报表都可以让秘书保存。每天将需要用的信件、备忘录和报表由秘书送过来，做完决定，处理完事务之后，再送给秘书保存。

如此一来，将企业主管的办公重心由传统的处理文件型变成了实际操作型。改变了办公只能在办公桌前进行的办公模式，这也不仅是形式上的变化，事实上是办公高效率化的需要。每位企业主管的决定和任务的下达，都必须要与实际工作紧密结合，与同事们反复讨论。而不是坐在办公室内，凭借一堆文件，便做出空洞的决定，或下达无法实施的任务。

7.time法处理信件

处理信件，是办公室中的主要工作之一。联系业务、沟通信息、顾客反馈等，都需要通过信件。在处理信件时，最好是一次性读完当天所有信件，并且回复所有必要回复的信件。

从时间管理的角度来看，在处理每封信件时，根据不同的信件，应当做如下处理。

（1）t(throw away)：对于没有任何保留意义、不重要的信，可以当机立断地扔弃。

（2）i(important)：一些意义重大的信件，以及需要回复的信件，可以在备忘录中列出来，并将要回复的内容大致理出来，以免再重复看信的内容。

（3）m(make)：在看信件的同时，产生了一些想法，可以在信件旁边做一些注释，以便以后再看信件时，能迅速抓住重点，切中主题。

（4）e(effective)：在处理信件时，讲求高效率，尽量采用省时的方法回复信件，比如用电话或传真机来回复。

在完成信件回复之后，要决定是否有保留原信件的必要。注意问自己：“留下可能会用上吗?”而不要对自己说：“没准哪儿能用得上!”这样的话，因为一些可用可不用的信件将会塞满你的档案夹，影响你的效率。

提防“时间杀手”

1.工作中的有形“时间杀手”

在工作中，暗藏了许多的“时间杀手”，它会吞掉宝贵时间，犹如剥夺了人生命的一部分。“时间杀手”又可分为有形的和无形的两种。有形的“时间杀手”是指明明知道是浪费时间的事情，却又不得不做，或者是迫于无奈地去做。

第50节：做人做事做老板(50)

有形的“时间杀手”可以大致包括以下几种情况：

(1)接听电话。电话铃响了，是要去接的。即使是一位无关的人打来的无聊电话，也要给予应付。

(2)打出电话。虽然打出电话的主动权在自己，也不能保证每一位接听者是一位省时的同仁，有可能碰上一位“长舌”的人。

(3)外人打扰。没有预约的不速之客来访，不得不应酬；同事之间的聊天，被有些人认为是增进感情，但也浪费了不少时间。

(4)过多会议。一些领导总爱在会议上长篇大论，凡事都要用会议的形式来传达，而忽略了通知的作用。讨论会也并非每位员工都能按时到场，发言时也未必都会积极踊跃，结论也未必能迅速地做出，无形当中将会议的时间延长了。

(5)人际关系沟通不顺。办公室内的诸位同事如果人际关系处理不好，相互误会猜疑，必定会在工作中出现延误、不协调、不合作等问题。

(6)官僚作风。官僚作风起源于国营机关单位内，但是也散布到了一些企业性单位中。事情不分大小，层层请求汇报，等候上级的批示。一些企业主要领导也自认为官，乐得助长官僚作风，显示出自己的权威，导致办事不利，拖延严重，使时间大大地浪费了。

(7)与人共事。老板如果能找一个办事利索、高效率的人一起共事，将会大有益处。可如果遇上另一种人，就会令人头痛。

比如，没有时间观念，做事磨磨蹭蹭、懒散、依赖性强等，在与这些人共事时，只会拖延老板的时间，不是事半功倍的效率，而是事倍功半的结果。

(8)资源不足。资源包括人力、物力和财力等方面。只有在人力资源、物力资源、财力资源都充足的情况下，才能创造出佳绩，缺少任何一方都不行，如果出现资源的缺乏，那么只能将工作停下，等资源充足时再去完成，这就造成时间的空当，浪费了时间资源。

(9)资源过多。资源不足会导致时间的浪费，那么资源过多的时候，也同样会使时间浪费。人员过多、物力过剩、财力过足，就会使人的惰性滋长，缺乏干劲，就如“一个和尚挑水喝，两个和尚抬水喝，三个和尚没水